Praktische Dokumentation zur Begründung von F&E-Steueransprüchen in Österreich

Executive Summary

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Die österreichische Forschungsprämie ist ein wichtiges, nicht diskretionäres Steuerinstrument, das die Forschung und Entwicklung (F&E) anregen und eine wissensbasierte Wirtschaft fördern soll[cite: 1]. [cite_start]Im Gegensatz zu einem traditionellen Steuerabzug ist diese Prämie eine direkte, bargeldähnliche Gutschrift, die mit 14 % der förderfähigen F&E-Ausgaben berechnet wird[cite: 1]. Die Prämie ist vollständig erstattungsfähig und wird dem Steuerkonto eines Unternehmens gutgeschrieben, was sie besonders attraktiv für profitable und verlustmachende Unternehmen macht.

Die Verwaltung der Forschungsprämie erfolgt über ein zweigleisiges System, das eine klare Aufteilung von Aufgaben und Fachwissen schafft. [cite_start]Die Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft (FFG) ist für die Erstellung einer obligatorischen, kostenlosen Expertenmeinung (Gutachten) zuständig, die die technische Förderfähigkeit der F&E-Aktivitäten eines Unternehmens bewertet[cite: 1]. Die endgültige Entscheidung über die Gewährung der Prämie liegt jedoch beim Finanzamt, das sowohl die technischen als auch die finanziellen Aspekte des Anspruchs vollständig prüft.

Das grundlegende Regelwerk zur Definition förderfähiger F&E-Aktivitäten in Österreich ist das international anerkannte OECD Frascati-Handbuch. Dieses Handbuch definiert F&E als einen kreativen und systematischen Prozess, der darauf abzielt, eine wissenschaftliche oder technologische Unsicherheit zu lösen, um neues Wissen zu schaffen. Der Fokus liegt auf dem Untersuchungsprozess selbst und nicht auf dem letztendlichen Erfolg des Projekts, was bedeutet, dass auch gescheiterte Projekte für die Prämie in Frage kommen.

Eine wichtige Erkenntnis ist, dass ein erfolgreicher Anspruch auf die Forschungsprämie von einem sorgfältig dokumentierten, proaktiven Ansatz abhängt. Unternehmen müssen ihre internen F&E-Prozesse und ihre Aufzeichnungen an den technischen Definitionen des Frascati-Handbuchs ausrichten, um ein positives Expertenurteil der FFG zu erhalten. Obwohl es rechtlich nicht bindend ist, ist ein positives Gutachten die De-facto-Voraussetzung für die Genehmigung eines Anspruchs durch die Steuerbehörden.

Einführung in Österreichs F&E-Steuermaßnahmen

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Die österreichische Wirtschaftspolitik hat, ähnlich wie andere innovationsgetriebene Volkswirtschaften, die Entwicklung eines wettbewerbsfähigen, wissensbasierten Ökosystems strategisch priorisiert[cite: 1]. [cite_start]Eine zentrale Säule dieser Strategie ist die Forschungsprämie, ein großzügiges und breit zugängliches Steuerinstrument, das private Investitionen in F&E fördern soll[cite: 1]. Dieses Instrument dient der Regierung als direkter finanzieller Mechanismus, um Unternehmen zu belohnen, die die Grenzen von Wissenschaft und Technologie im Land vorantreiben.

Die Rechtsgrundlage für die Forschungsprämie ist in § 108c des österreichischen Einkommensteuergesetzes 1988 (EStG) verankert. Dieses Hauptgesetz wird durch eine Verordnung des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) ergänzt, die weitere Leitlinien für deren Umsetzung bietet. Dieser Rahmen schafft eine klare und vorhersehbare Rechtsgrundlage für Unternehmen, die F&E-Steuervorteile in Anspruch nehmen möchten.

Ein prägendes Merkmal des österreichischen Systems ist sein Verwaltungsmodell mit zwei Institutionen, das eine grundlegende Abweichung vom Ansatz in Jurisdiktionen wie Singapur darstellt. Das System trennt die technische Bewertung von F&E von der endgültigen finanziellen und rechtlichen Entscheidung. Die FFG, eine nationale Förderagentur für industrielle F&E, fungiert als technischer Gatekeeper. [cite_start]Ihre Hauptfunktion ist die Erstellung einer obligatorischen Expertenmeinung zur technischen Förderfähigkeit der F&E-Projekte eines Unternehmens, die bestätigt, dass die Aktivitäten die strengen Definitionen des Frascati-Handbuchs erfüllen[cite: 1]. Die endgültige Befugnis zur Genehmigung oder Ablehnung des Anspruchs und zur Gutschrift der Prämie auf dem Steuerkonto des Unternehmens liegt beim Finanzamt.

Diese Gewaltenteilung deutet auf eine bewusste Politik hin, um sicherzustellen, dass komplexe technische und wissenschaftliche Bewertungen von einer spezialisierten Agentur mit Domänenexpertise gehandhabt werden, während das Finanzamt seine Kernfunktion der rechtlichen und finanziellen Aufsicht behält. Die praktische Implikation für Steuerpflichtige ist die Notwendigkeit, zwei unterschiedliche Prüfprozesse zu bestehen. Ein positives FFG-Gutachten ist ein entscheidender erster Schritt, da das Finanzamt in technischen Angelegenheiten im Allgemeinen der FFG folgt. Dies macht die Sicherung der Genehmigung der FFG zur bedeutendsten Compliance-Hürde und erhöht die Wichtigkeit der Vorbereitung eines Anspruchs, der von Anfang an sowohl technisch als auch steuerlich fundiert ist.

Überblick über Österreichs F&E-Anreizsystem

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Die Forschungsprämie bietet einen großzügigen und unkomplizierten Anreiz, der als 14% Prämie auf förderfähige F&E-Kosten berechnet wird[cite: 1]. Im Gegensatz zu einem Steuerabzug, der das steuerpflichtige Einkommen reduziert, ist die Prämie eine direkte Gutschrift, die an das Unternehmen ausgezahlt wird, was sie zu einem wertvollen Instrument für Unternehmen mit geringem oder gar keinem steuerpflichtigen Einkommen macht. Es gibt keine Vortragsbestimmung für die Prämie, da sie sofort dem Steuerkonto des Unternehmens gutgeschrieben wird.

Die Prämie ist breit zugänglich und steht jedem in Österreich steuerpflichtigen Unternehmen offen, unabhängig von seiner Größe, Branche oder Rechtsform. Dies beinhaltet eine spezifische Maßnahme zur Unterstützung kleiner Unternehmen und Start-ups, bei der eine fiktive Gehaltskomponente in die Berechnung für Einzelunternehmer, Gesellschafter und unbezahlte Aktionäre, die direkt F&E-Arbeiten durchführen, einbezogen werden kann.

Förderfähige Ausgaben

Die Definition der förderfähigen Ausgaben unter der Forschungsprämie ist umfassend und umfasst sowohl laufende als auch Investitionskosten.

• Eigene F&E: Für F&E, die in den eigenen Einrichtungen eines Unternehmens durchgeführt wird, gibt es keine Obergrenze oder Begrenzung für die Höhe der förderfähigen Ausgaben. Förderfähige Kosten umfassen Löhne, Gehälter und Gemeinkosten für F&E-Personal sowie Kosten für Materialien, Verbrauchsmaterialien und Investitionen wie Instrumente und Ausrüstung.
• Ausgelagerte F&E: Die Prämie kann auch für F&E-Aktivitäten beansprucht werden, die an Dritte ausgelagert werden, sofern sich diese Stellen innerhalb der EU oder des EWR befinden. Für diese Kategorie gilt eine Obergrenze von 1 Million Euro pro Jahr für die Berechnungsgrundlage. Diese Obergrenze verhindert, dass Berater vor Ort förderfähig sind, und erfordert, dass der Subunternehmer eine unabhängige, nicht verbundene Einheit ist.

Ein zentraler Aspekt dieses Rahmens ist die Maßnahme zur Verhinderung einer “Doppelprämie” für dieselbe F&E-Arbeit. Wenn F&E ausgelagert wird, kann entweder das auftraggebende Unternehmen (der Auftraggeber) oder der Dienstleister (der Auftragnehmer) die Prämie beanspruchen, jedoch nicht beide. Um dies durchzusetzen, muss der Auftraggeber den Auftragnehmer bis zum Ende des Geschäftsjahres benachrichtigen, wenn er beabsichtigt, die Prämie für die ausgelagerte Arbeit zu beanspruchen. Unterlässt der Auftraggeber dies, kann der Auftragnehmer die Prämie beanspruchen.

Diese Politikstruktur, insbesondere die Unterscheidung zwischen der unbegrenzten Prämie für interne F&E und der gedeckelten Prämie für ausgelagerte Arbeiten, sendet ein klares Signal hinsichtlich der strategischen Absicht der Regierung. Die unbegrenzte Prämie für interne F&E dient als starker finanzieller Anreiz für Unternehmen, ihre nationale F&E-Kapazität und -Infrastruktur aufzubauen und zu erweitern, anstatt sich ausschließlich auf externe Partner zu verlassen. Dieser Ansatz soll ein robustes, sich selbst tragendes Innovationsökosystem und qualifizierte inländische Arbeitskräfte fördern.

Eine Detaillierte Analyse der Förderfähigen F&E-Regeln (Die Frascati-Handbuch-Definition)

Die Bestimmung dessen, was förderfähige F&E für die Forschungsprämie darstellt, basiert auf einer einzigen, maßgeblichen Referenz: dem Frascati-Handbuch der OECD. Dies bietet einen weltweit anerkannten und konsistenten Rahmen, minimiert Unklarheiten und richtet Österreichs System an internationalen Standards aus. Das Handbuch definiert F&E als “kreative und systematische Arbeit, die unternommen wird, um den Bestand an Wissen zu vergrößern”. Damit ein Projekt förderfähig ist, muss es mehrere Kernkriterien erfüllen:

• Systematisch und Planmäßig: F&E-Aktivitäten müssen strukturiert und methodisch durchgeführt werden. Das bedeutet, das Projekt muss geplant und budgetiert sein, mit einer klaren Hypothese, definierten Zielen und einem schrittweisen Ansatz zur Lösung der zugrunde liegenden technischen Herausforderung. Es wird nicht als F&E betrachtet, wenn es sich lediglich um einen zufälligen Prozess des Ausprobierens handelt.
• Kreativ und Erfinderisch: Die Aktivität muss auf originellen, nicht offensichtlichen Konzepten und Hypothesen basieren. Sie muss darauf abzielen, wirklich neues Wissen oder neue Anwendungen von bestehendem Wissen zu schaffen, anstatt einfach das zu replizieren, was im jeweiligen Bereich bereits bekannt ist.
• Neuheit oder Technische Unsicherheit: Dies ist das kritischste Element der Definition. Ein förderfähiges Projekt muss eine signifikante wissenschaftliche oder technologische Unsicherheit beinhalten, die von einem kompetenten Fachmann auf diesem Gebiet mit dem aktuellen Wissen oder der aktuellen Technologie nicht einfach gelöst werden kann. Das Ergebnis des Projekts sollte nicht vorhersehbar sein, und die Arbeit muss darauf abzielen, diese Unsicherheit durch systematische Untersuchung oder Experimente zu reduzieren oder zu beseitigen.

Ein entscheidender Aspekt des österreichischen F&E-Steuerregimes ist sein Fokus auf den Prozess statt auf das Ergebnis. Die Prämie ist für erfolgreiche und gescheiterte F&E-Projekte verfügbar, solange die Arbeit systematisch und methodisch durchgeführt wurde, um eine technische Unsicherheit zu lösen. Diese Politik ermutigt Unternehmen, ehrgeizige Projekte mit hohem Risiko in Angriff zu nehmen, ohne die Befürchtung, dass ein Misserfolg zum Verlust des Steuervorteils führt. Die Existenz dokumentierter Misserfolge oder iterativer Versuche kann tatsächlich als zwingender Beweis dafür dienen, dass eine echte technische Unsicherheit bestand und das Projekt ein legitimes F&E-Vorhaben war.

Diese Abhängigkeit vom Frascati-Handbuch bietet ein hohes Maß an Vorhersehbarkeit für Steuerzahler. Ein Unternehmen kann seine internen F&E-Managementsysteme, die möglicherweise bereits so strukturiert sind, dass sie diesen weltweit anerkannten Kriterien entsprechen, nutzen, um seinen Anspruchsprozess zu rationalisieren. Dies steht im Gegensatz zu Rechtsrahmen, die auf einer Sammlung von Verwaltungsrechtsprechung beruhen, die für multinationale Unternehmen möglicherweise schwieriger zu navigieren ist.

Förderfähige vs. Ausgeschlossene Aktivitäten

Die Unterscheidung zwischen Aktivitäten, die für die Forschungsprämie förderfähig sind, und solchen, die es nicht sind, ist grundlegend und dreht sich um das Vorhandensein echter wissenschaftlicher oder technologischer Unsicherheit. Obwohl ein Unternehmen eine breite Palette innovativer Aktivitäten durchführen kann, sind nur diejenigen förderfähig, die die strengen Kriterien des Frascati-Handbuchs erfüllen. Die Steuerbehörde und die FFG schließen ausdrücklich Aktivitäten aus, die als Routine, Standard oder auf bestehendem Wissen basierend gelten.

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Industrie	Förderfähige F&E-Aktivität	Nicht förderfähige (Ausgeschlossene) Aktivität	Begründung der Unterscheidung
Softwareentwicklung	Erstellung eines neuen Machine-Learning-Algorithmus für vorausschauende Wartung, bei dem Modellarchitektur und Datenoptimierung technische Unsicherheiten darstellen.	Integration einer vorgefertigten, handelsüblichen Softwarebibliothek in ein bestehendes System unter Verwendung von Standardimplementierungspraktiken.	Die förderfähige Aktivität befasst sich mit einer neuartigen technischen Unklarheit. Die ausgeschlossene Aktivität verwendet etablierte Methoden mit vorhersehbaren Ergebnissen.
Fortgeschrittene Fertigung	Experimentieren mit einer neuen, ungetesteten Metalllegierung zur Herstellung leichterer, festerer Teile, was Unsicherheiten beim Gießen und der Herstellung mit sich bringt[cite: 1].	Anpassung einer Fertigungsmaschine, um eine neue, handelsübliche Stahlsorte gemäß den Spezifikationen des Lieferanten zu verarbeiten.	Die förderfähige Aktivität beinhaltet das unbekannte Verhalten eines neuen Materials. Die ausgeschlossene Aktivität ist ein Routine-Fertigungsvorgang.
Biotechnologie	Durchführung präklinischer Studien an einer neuartigen Verbindung zur Bestimmung der Wirksamkeit und Sicherheit, wenn die biologischen Wechselwirkungen nicht vollständig verstanden sind[cite: 1].	Durchführung routinemäßiger Qualitätskontrolltests an einer Charge eines zugelassenen Arzneimittels, um sicherzustellen, dass es den gesetzlichen Standards entspricht.	Die förderfähige Aktivität zielt darauf ab, wissenschaftliche Unsicherheit zu lösen. Die ausgeschlossene Aktivität ist eine standardmäßige, wiederkehrende Prüfung eines bekannten Produkts.
Erneuerbare Energien	Entwicklung einer neuen Solarzellenbeschichtung, die hoher Luftfeuchtigkeit standhält und die Energieeffizienz erhöht, mit unsicheren technischen Ergebnissen[cite: 1].	Der routinemäßige Austausch von Solarmodulen im Rahmen eines Standardwartungsplans.	Die förderfähige Aktivität ist ein experimenteller Versuch, eine neue Technologie zu schaffen. Die ausgeschlossene Aktivität ist ein Standardverfahren ohne Experimente.

Darüber hinaus listet die Steuerbehörde ausdrücklich eine Reihe von Aktivitäten auf, die unabhängig von ihrem Bezug zur Innovation nicht für die Prämie in Frage kommen:

• Markt- und Managementforschung: Dazu gehören Marktübersichten, Machbarkeitsstudien und Kundenakquise, da diese als kommerzielle und nicht als technische Aktivitäten gelten.
• Routinemäßige Anpassungen und Wartung: Aktivitäten, die keine echte wissenschaftliche oder technologische Unsicherheit beinhalten, wie kosmetische Änderungen an einem Produkt, routinemäßige Qualitätskontrolle oder standardmäßige Datenerfassung, sind ausdrücklich ausgeschlossen.
• Serienproduktion und Kommerzialisierung: Die Prämie ist für die Erstellung und Prüfung von Prototypen und Pilotanlagen verfügbar, jedoch nur bis zum Erreichen der “Produktionsreife”. Sobald das Projekt in die kommerzielle Produktion übergeht, gelten weitere Aktivitäten wie laufender Produktsupport oder geringfügige Verfeinerungen nicht mehr als F&E, es sei denn, sie initiieren ein neues, separates F&E-Projekt mit eigenen technischen Unsicherheiten.

Diese Unterscheidung ist besonders wichtig für Unternehmen, die in der Produktentwicklung tätig sind, da sie ein detailliertes Projektmanagement und eine Kostenerfassung erfordert, um zwischen der experimentellen Phase und der Kommerzialisierungsphase eines Projekts zu unterscheiden.

Die Herausforderung der Begründung: Die Rolle des FFG-Expertenurteils und der administrativen Prüfung

Die erfolgreiche Beantragung der Forschungsprämie ist nicht nur eine Frage der Finanzberichterstattung; es ist ein mehrstufiger Prozess, der eine sorgfältige technische Begründung erfordert. [cite_start]Ein Unternehmen kann die Prämie nicht ohne ein obligatorisches, kostenloses Expertenurteil (Gutachten) der FFG beanspruchen[cite: 1]. Dieses Expertenurteil bestätigt, dass die Aktivitäten des Unternehmens die technische Definition von F&E gemäß dem Frascati-Handbuch erfüllen.

Der Prozess zur Beantragung eines FFG-Gutachtens wird nach dem Ende des relevanten Geschäftsjahres elektronisch über FinanzOnline initiiert. Der Antrag muss eine umfassende Beschreibung der F&E-Projekte enthalten, in der deren Ziele, die angewandte Methodik und die wissenschaftliche oder technische Unsicherheit, die das Projekt lösen sollte, detailliert beschrieben werden. Er erfordert auch eine Auflistung des beteiligten F&E-Personals und eine Aufschlüsselung der Ausgaben.

Während die FFG auf die Erstellung dieser technischen Bewertungen spezialisiert ist, liegt die endgültige Entscheidung über die Gewährung der Prämie beim Finanzamt. Die Steuerbehörde erhält die Stellungnahme der FFG und folgt im Allgemeinen deren technischen Schlussfolgerungen. Das Finanzamt ist jedoch rechtlich nicht verpflichtet, das Gutachten zu akzeptieren, und behält die Befugnis, eine eigene Prüfung durchzuführen, insbesondere der finanziellen und rechtlichen Komponenten des Anspruchs. Der FFG-Antrag dient als De-facto-Blaupause für die Compliance, und seine Anforderungen können als Goldstandard dafür angesehen werden, wie ein vertretbarer Anspruch aussehen sollte.

Um eine spätere Steuerprüfung durch das Finanzamt zu überstehen, die auch mit einem positiven FFG-Gutachten eingeleitet werden kann, ist eine zeitnahe Dokumentation von größter Bedeutung. Retrospektive Dokumentation, die nach Abschluss des Projekts erstellt wurde, wird oft mit Misstrauen betrachtet. Der zwingendste Beweis ist derjenige, der in Echtzeit während des Fortschritts der F&E-Arbeit generiert wird. Dies umfasst unter anderem:

• Projektvorschläge und -aufträge, in denen das anfängliche Ziel und die technische Unsicherheit dargelegt werden.
• Arbeitszeittabellen der Mitarbeiter, die die Zeit, die für förderfähige F&E-Aktivitäten aufgewendet wurde, klar von anderen Aufgaben unterscheiden.
• Laborjournale, Softwareentwicklungsprotokolle und Testergebnisse, die den systematischen, investigativen und experimentellen Prozess zeigen.
• Finanzunterlagen und Rechnungen, die Kosten direkt dem spezifischen F&E-Projekt zuordnen.

Durch die Gestaltung interner F&E-Projektmanagement- und Buchhaltungssysteme, die sich an den Antragskriterien der FFG orientieren, kann ein Unternehmen proaktiv eine prüfungsbereite Akte erstellen. Dieser Ansatz wandelt den Compliance-Prozess von einer reaktiven, am Jahresende anfallenden Aufgabe in einen integrierten Bestandteil des F&E-Lebenszyklus um, wodurch das Risiko, dass ein Anspruch abgelehnt wird, erheblich reduziert wird.

Einblicke in Österreichische Verwaltungs- und Gerichtsentscheidungen

Im Gegensatz zu einigen anderen Steuerregimen verfügt das österreichische F&E-Steuerrecht über eine begrenztere Anzahl öffentlich zugänglicher Gerichtsentscheidungen, die sich speziell mit der Forschungsprämie befassen. Dies hat historisch zu einer stärkeren Betonung von Verwaltungserlässen und den Leitlinien des BMF und der FFG als primäre Wahrheitsquelle für Steuerpflichtige geführt. Jüngste Gerichtsfälle haben jedoch begonnen, wichtige Klarstellungen zur Anwendung des Gesetzes zu liefern, was auf eine sich entwickelnde Rechtslandschaft hindeutet.

Wichtige verwaltungs- und gerichtliche Grundsätze, die sich herausgebildet haben, sind:

• Die Autorität des FFG-Gutachtens: Der Bundesfinanzgerichtshof (BFG) und der Verwaltungsgerichtshof (VwGH) haben bekräftigt, dass die Expertenmeinung der FFG ein spezialisiertes Beweismittel ist, dem das Finanzamt in technischen Angelegenheiten im Allgemeinen folgen wird. Ein negatives FFG-Gutachten kann ein Grund für die sofortige Ablehnung eines Anspruchs sein.
• Vorrang des Steuerrechts: Verwaltungsgerichtliche Entscheidungen haben klargestellt, dass die spezifischen Bestimmungen des österreichischen Einkommensteuergesetzes Vorrang vor allgemeinen Steuergrundsätzen haben. Beispielsweise stellte ein kürzlich ergangener BFG-Fall klar, dass eine gesetzliche Bestimmung, die die Abzugsfähigkeit hoher Managergehälter im allgemeinen Steuerrecht einschränkt, nicht für die Berechnungsgrundlage der Forschungsprämie gilt, da die Prämie ein unabhängiger Steueranreiz ist.
• Die Beweislast: Die Beweislast zur Begründung eines Anspruchs liegt beim Steuerpflichtigen. Obwohl ein positives FFG-Gutachten ein starker Ausgangspunkt ist, entbindet es das Unternehmen nicht von seiner Verpflichtung, klare, objektive und sachliche Beweise für seine F&E-Aktivitäten und die damit verbundenen Kosten während einer Steuerprüfung vorzulegen.

Die Existenz jüngster Gerichtsfälle und ministerialer Entwürfe für neue Richtlinien (wie die FoPR 2025) deutet auf einen laufenden Prozess der rechtlichen Klärung hin. Diese Fälle befassen sich mit komplexen oder mehrdeutigen Fragen, wie der Behandlung ausgelagerter F&E und der Wechselwirkung verschiedener Steuervorschriften. Dies deutet darauf hin, dass die Gerichte, während die administrativen Leitlinien weiterhin von größter Bedeutung sind, beginnen, eine Sammlung spezifischer F&E-Steuerrechtsprechung aufzubauen, die im Laufe der Zeit zu definitiveren Interpretationen des Gesetzes führen wird.

Fallstudie: InnoTech GmbH

Um die praktische Anwendung dieser Grundsätze zu veranschaulichen, präsentiert dieser Abschnitt eine hypothetische Fallstudie der InnoTech GmbH, einem österreichischen Softwareunternehmen, das einen neuen KI-gestützten Algorithmus zur vorausschauenden Wartung entwickelt. Der Zeitplan des Projekts wird anhand der Kriterien des Frascati-Handbuchs und der Regeln für die Forschungsprämie bewertet.

• Phase I: Markt- und Ideenprüfung. Das Geschäftsentwicklungsteam bei InnoTech führt eine Marktübersicht durch, um einen Bedarf an Software zur vorausschauenden Wartung zu ermitteln. Nachwuchsforscher führen eine Literaturrecherche zu bestehenden Patenten und wissenschaftlichen Artikeln durch, um den Stand der Technik zu verstehen.
  • Bewertung: Nicht förderfähig. Diese Phase besteht aus Marktforschung und standardmäßiger Datenerfassung, die ausdrücklich von der F&E-Steuererleichterung ausgeschlossen sind. Diese Aktivitäten beinhalten nicht die Lösung einer wissenschaftlichen oder technologischen Unsicherheit.
• Phase II: Entwicklung eines neuen Algorithmus. Das F&E-Team definiert ein klares Ziel: die Entwicklung eines neuen Machine-Learning-Algorithmus, der Komponentenausfälle mit 99,9 % Genauigkeit vorhersagt, ein Leistungsniveau, das mit bestehenden Modellen nicht erreichbar ist. Dies beinhaltet systematische Experimente mit neuen Modellarchitekturen und Datenoptimierungstechniken, die mit erheblichen technischen Unsicherheiten konfrontiert sind. Das Team dokumentiert seine Hypothesen, Tests und Misserfolge in einem Projektauftrag und einem digitalen Laborjournal.
  • Bewertung: Förderfähig. Diese Phase erfüllt alle drei Kernkriterien des Frascati-Handbuchs. Sie hat ein klares, gut definiertes Ziel, befasst sich mit einer signifikanten technischen Unsicherheit und wird als systematische, investigative und experimentelle Studie durchgeführt. Die Dokumentation von Misserfolgen stärkt den Anspruch tatsächlich, indem sie die Existenz echter Unsicherheit demonstriert.
• Phase III: Prototypenintegration und -prüfung. Das F&E-Team integriert den neu entwickelten Algorithmus in die bestehende Softwareplattform von InnoTech, um einen funktionsfähigen Prototyp zu erstellen. Dieser Prozess bringt neue technische Risiken im Zusammenhang mit Systemlatenz und Datenübertragungsprotokollen mit sich, die das Team durch iterative Tests zu lösen versucht.
  • Bewertung: Förderfähig. Die Integration neuer Technologien, die ihre eigenen einzigartigen technischen Risiken mit sich bringt, ist eine förderfähige Aktivität, da sie die Lösung weiterer technischer Unsicherheiten beinhaltet. Die Arbeit am Prototyp ist ein wichtiger Bestandteil des experimentellen Entwicklungsprozesses.
• Phase IV: Routinemäßige Qualitätssicherung (QS) -Prüfung. Sobald der Prototyp stabil und für den kommerziellen Einsatz bereit ist, führt das QS-Team eine Reihe standardisierter Tests durch, um sicherzustellen, dass die Software die kommerziellen Leistungsstandards erfüllt und fehlerfrei ist.
  • Bewertung: Nicht förderfähig. Diese Phase gilt als routinemäßige Qualitätskontrolle und ist ausdrücklich von F&E ausgeschlossen. Die Arbeit beinhaltet nicht die Lösung einer neuen wissenschaftlichen oder technologischen Unsicherheit; es wird lediglich sichergestellt, dass das Produkt einen zuvor festgelegten Standard erfüllt.
• Phase V: Kommerzielle Produktion und Kundensupport. Das Unternehmen beginnt, die Software an seine ersten Kunden zu lizenzieren und bietet laufenden Support und Wartung.
  • Bewertung: Nicht förderfähig. Dies sind nach der Entwicklung anfallende, kommerzielle Aktivitäten.

Detaillierte Dokumentations-Checkliste

Ein vertretbarer F&E-Anspruch erfordert einen strukturierten und konsistenten Dokumentationsprozess, der sich an den Erwartungen sowohl der FFG als auch des Finanzamts orientiert. Die folgende Checkliste operationalisiert die Anforderungen in einen umsetzbaren Leitfaden.

Kategorie	Beschreibung	Primäre und Unterstützende Dokumentation
Technische Förderfähigkeit	Diese Dokumentation belegt, dass die Aktivität die Frascati-Handbuch-Kriterien erfüllt, systematisch, kreativ und auf die Lösung einer technischen Unsicherheit ausgerichtet zu sein.	Projektauftrag/-vorschlag, der die F&E-Ziele und die Methodik darlegt Gutachtenantrag der FFG, einschließlich der Projektbeschreibung Memos von technischen Leitern, in denen die technischen Risiken detailliert beschrieben werden Patentrechercheergebnisse und Literaturübersichten, die die Neuheit belegen
Projektprozess	Diese Aufzeichnungen liefern Beweise für den systematischen, investigativen und experimentellen Charakter der durchgeführten Arbeiten.	Softwareentwicklungsprotokolle oder Laborjournale Detaillierte Testpläne und Berichte zur Fehleranalyse Fortschrittsberichte und Besprechungsprotokolle zu technischen Herausforderungen
Finanzielle Begründung	Diese Dokumentation verknüpft die F&E-Aktivitäten mit den spezifischen förderfähigen Ausgaben.	Arbeitszeittabellen für F&E-Personal (Unterscheidung zwischen F&E- und Nicht-F&E-Arbeiten) Gehaltsabrechnungen und Gemeinkostenzuordnungen Rechnungen für Materialien, Verbrauchsmaterialien und ausgelagerte F&E Verträge über ausgelagerte F&E, die eine Doppelprämie untersagen

Die Übernahme einer solchen Struktur stellt sicher, dass F&E-Ansprüche nicht nur technisch und steuerlich korrekt, sondern auch administrativ konform mit den Erwartungen der österreichischen Behörden sind. Dieser Ansatz unterstreicht die Bedeutung einer zeitnahen Dokumentation, der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit zwischen Finanz- und technischen Teams und der proaktiven Einhaltung der FFG-Leitlinien.

Fazit

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Die österreichische Forschungsprämie ist ein leistungsstarker, zuverlässiger und erstattungsfähiger Steueranreiz, der ein Kernbestandteil der nationalen Innovationspolitik ist[cite: 1]. Ihre breite Zugänglichkeit und das Fehlen einer Obergrenze für interne F&E-Ausgaben signalisieren eine klare strategische Absicht, ein robustes nationales F&E-Ökosystem zu fördern. Das System ist darauf ausgelegt, echte erfinderische Tätigkeit zu belohnen, und seine Abhängigkeit vom weltweit anerkannten Frascati-Handbuch bietet Unternehmen ein hohes Maß an Klarheit und Vorhersehbarkeit.

Die Realisierung dieser Vorteile erfolgt jedoch nicht automatisch. Das einzigartige zweigleisige Verwaltungsmodell, bei dem die FFG als technischer Gatekeeper und das Finanzamt als letzte rechtliche Instanz fungiert, legt eine erhebliche Beweislast auf den Steuerpflichtigen. Ein erfolgreicher Anspruch ist eine proaktive Erzählung über Innovation, die nicht nur auf Finanzbüchern, sondern auf einem Fundament sorgfältig dokumentierter technischer Beweise aufgebaut ist.

Ein vertretbarer F&E-Anspruch in Österreich erzählt eine klare, dokumentierte Geschichte der Innovation. Er muss durch eine systematische Sammlung von Beweisen – wie Projektaufträge, Laborjournale und Arbeitszeittabellen – die Existenz einer echten wissenschaftlichen oder technologischen Unsicherheit und eine methodische Anstrengung zu ihrer Lösung nachweisen. Unternehmen, die diesen integrierten Ansatz verfolgen, ihre F&E-Verwaltung an den Erwartungen der FFG ausrichten und Compliance als strategischen Wegbereiter und nicht als Haftung ansehen, werden am besten positioniert sein, um ihre finanziellen Erträge zu maximieren und die administrative Landschaft souverän zu navigieren.